Для забезпечення своєчасного реагування на зміни законодавчих або нормативних вимог до безпечності або якості харчової продукції оператори ринку повинні запровадити процедуру управління зовнішньою документацією, яка охоплюватиме:

• ідентифікацію обов’язкових вимог, встановлених законодавчими та нормативно-правовими актами; потреб та вимог споживачів і інших зацікавлених сторін (наприклад, щодо застосування певних добровільних стандартів), які підприємство визнає як обов’язкові та гарантує їх виконання;

• періодичний перегляд та актуалізацію переліку документів, що містять вищезазначені вимоги;

• порядок інформування персоналу підприємства щодо зміни, скасування або введення обов’язкових вимог, охоплюючи терміни надання повідомлення;

• порядок і терміни перегляду документів системи управління якістю і безпечністю;

• внесення змін / скасування документів підприємства, охоплюючи терміни впровадження оновлених вимог.

Стосовно застосування нормативних документів зауважу, що, відповідно до Закону України «Про стандартизацію», оператори ринку можуть застосовувати як національні стандарти, так і технічні умови, власні або ТУ інших суб’єктів господарювання на договірних засадах. Станом на сьогодні в Україні чинний національний стандарт ДСТУ 6003:2008 «Сири тверді. Загальні технічні умови», який поширюється на сири тверді, які виготовляють із пастеризованого коров’ячого молока із застосуванням молокозсідальних ферментів, заквасок або заквашувальних препаратів та призначені для безпосереднього вживання в їжу. 

Тому відповідальні особи повинні забезпечити перегляд задокументованої інформації та характеристик продукції на відповідність зазначеному вище стандарту. Якщо з певних причини, наприклад у разі внесення харчових наповнювачів (горіх волоський, перець, кріп тощо), підприємство має потребу в розробці власного нормативного документа, розробляють технічні умови. При цьому слід звертати увагу на те, що якісні показники продукції не повинні бути гіршими, ніж наведені у національному стандарті. Безпечність продукції, яку виготовляють за ТУ, повинна відповідати вимогам, встановленим чинними законодавчими та нормативно-правовими актами.

Наступним етапом є внесення змін у документи системи НАССР, системи управління якістю, технологічну документацію, визначені за результатами перегляду, встановлення термінів впровадження оновлених вимог.

Неактуальні робочі примірники вилучають після затвердження змін до існуючих або введення нових документів. Виготовляють актуальні робочі копії та здійснюють їх розсилку в структурні підрозділи та відповідальним фахівцям за напрямками. Забезпечують інформування і, за необхідності, навчання персоналу підприємства.

За наявності угод, які містять посилання щодо якості продукції на ДСТУ 4421:2005, забезпечують зовнішнє інформування споживача та погодження вимог щодо продукції.