Чи обов'язково потрібно мати на підприємстві оригінали НД (ДСТУ, постанови тощо), на які є посилання в Технічних умовах у розділі «Нормативні посилання»?
Нормативні документи (НД) в організації поділяють на внутрішні (методики, технологічні процеси, технічні умови тощо) та зовнішні (Закони, постанови КМУ, Технічні регламенти, ДСТУ тощо). Головна вимога до зовнішніх НД, які наведені в технічних умовах (ТУ) у розділі «Нормативні посилання» – актуальність цих документів. Використання неактуального (застарілого) НД вважається порушенням.
Актуалізацію зовнішніх НД (перегляд з метою оновлення інформації) здійснюють розробники цих документів. Тому «оригінали» зовнішніх НД (із мокрими печатками) зберігаються у розробників цих документів. За необхідності розробники національних стандартів (ДСТУ, ДСТУ ISO, ДСТУ EN) для користування організаціям надають їх офіційні копії в електронному та паперовому вигляді.
Контролювальні органи вимагають підтвердження того, що продукція виробляєтеся за чинними нормами, тому організація повинна мати законний доступ до актуального змісту зовнішніх НД.
Як організації мати законний доступ до актуального змісту зовнішніх НД?
Закони, постанови КМУ та Технічні регламенти є актами законодавства України, які є офіційно оприлюдненими та безкоштовними. Достатньо мати доступ до інтернету та користуватися офіційними базами даних, наприклад, порталом Верховної Ради України або Кабінету Міністрів.
Національні стандарти (ДСТУ, ДСТУ ISO, ДСТУ EN), на відміну від актів законодавства, є об'єктами авторського права, які розповсюджуються на платній основі Національним органом стандартизації (ДП «УкрНДНЦ»). Послуга актуалізації ДСТУ здійснюється лише за наявністю їх офіційних копій. Просто завантажити ДСТУ з сайту є порушенням закону. Контролювальні органи та сертифікаційні органи (зовнішні аудитори) перевіряють джерело походження ДСТУ. Для законного забезпечення доступу до національних стандартів використовують наступні варіанти:
оформлення договору на інформаційно-нормативне обслуговування чи підписку на акредитовані електронні бази даних. Електронні бази даних автоматично оновлюють статус документа та сповіщають про зміни;
придбання електронної (PDF-файли) чи паперової (з водяними знаками) офіційної копії стандартів через магазин ДП «УкрНДНЦ».
Коментар експерта
Якщо національний стандарт за текстом ТУ використовується опосередковано або частково (наприклад, лише метод випробування, який організація замовляє як аутсорсинг в акредитованій лабораторії), тоді достатньо мати договір із цією лабораторією. У такому разі саме лабораторія повинна мати цей ДСТУ.
У разі, якщо підприємство використовує офіційні копії національних стандартів, тоді ці документи мають належним чином керуватися. Вимоги щодо управління зовнішніми НД встановлено у ДСТУ ISO 9001 (п. 7.5).
Як управляти зовнішніми НД згідно з вимогами ДСТУ ISO 9001?
Управління зовнішніми НД на електронному та паперовому носії є однаковими, які у загальному вигляді передбачають:
забезпечення обліку, ідентифікації документів та їх контрольованого поширення;
забезпечення наявності актуальних версій документів у місцях їх застосування;
запобігання ненавмисному використанню документів, що втратили актуальність, і застосування відповідної ідентифікації таких документів, залишених для будь-яких цілей;
правильне зберігання документів тощо.
Практика
Наприклад, необхідно здійснювати контрольоване поширення офіційних копій НД, тобто роздрукувати ці копії для робочих потреб персоналу. Для цього необхідно створити реєстр зовнішніх НД та визначити спосіб їх реєстрації із зазначенням де або у кого зберігаються ці документи. Наявність літери «К» або штампу на обкладинці документа буде свідчити про те, що цей документ є контрольованим.