Сьогодні у світі, де інформаційні технології та соціальні мережі стрімко поширюють інформацію, репутація компанії є одним з найцінніших активів. Репутаційний капітал впливає на довіру клієнтів, партнерів та інших зацікавлених сторін, а також на ринкову цінність компанії. Однак гарна репутація легко може бути втрачена через недоліки або зловживання персоналу.
Тому компаніям дедалі частіше доводиться звертати увагу на захист своєї репутації та займатися комплаєнс-діяльністю.
Важливо
Комплаєнс (англ. compliance) — відповідність будь-яким внутрішнім або зовнішнім вимогам або нормам, тобто це система процедур та механізмів контролю, спрямованих на забезпечення дотримання регуляторних вимог.
Відповідність законам, правилам і стандартам у сфері комплаєнса зазвичай стосується таких питань, як:
- дотримання належних стандартів поведінки на ринку;
- управління конфліктами інтересів;
- справедливе ставлення до клієнтів;
- забезпечення сумлінного підходу під час консультування клієнтів.
До сфери комплаєнса відносяться також специфічні аспекти, такі як:
- протидія легалізації доходів, отриманих злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму;
- розроблення документів і процедур, що забезпечують відповідність діяльності компанії чинному законодавству;
- захист інформаційних потоків, протидія шахрайству і корупції, встановлення етичних норм поведінки співробітників тощо.
Одним із ключових аспектів комплаєнс-діяльності є залучення персоналу компанії до впровадження та дотримання правил комплаєнсу. Незалежно від розміру компанії, усі працівники повинні розуміти важливість збереження репутації компанії та свою відповідальність у цьому процесі. Для досягнення цієї мети компанії можуть вжити низку заходів, спрямованих на:
- навчання персоналу;
- контроль за діяльністю;
- встановлення етичних стандартів.
У контексті захисту ділової репутації юридичний комплаєнс охоплює набір заходів та політик, які мають на меті запобігання порушенням, що можуть негативно впливати на репутацію компанії, а також здійснення ефективної реакції у разі виникнення таких викликів.
Пропонуємо до уваги комплаєнс-заходи, які можуть бути використані для захисту репутації компанії, а також рекомендації щодо їхнього впровадження поміж персоналу.
1. Забезпечення належного навчання персоналу з питань правил комплаєнсу
Це може бути організовано через проведення тренінгів, семінарів або онлайн-курсів. Навчання повинно охоплювати такі аспекти, як:
- корпоративна культура;
- етика бізнесу;
- конфлікт інтересів;
- захист конфіденційної інформації;
- дотримання законодавства.
Коментар експерта
Компанії можуть використовувати інтерактивні методи навчання, такі як кейс-стаді, щоб зробити процес навчання цікавим та пізнавальним. Це дозволить персоналу ознайомитися з політиками компанії, етичними стандартами, регуляторними вимогами та потенційними ризиками, пов'язаними з порушенням норм.
2. Розроблення та впровадження компанією політик і процедур
Тобто компанія повинна розробити та впровадити такі політики й процедури, які відповідають вимогам законодавства та нормам етики, а також забезпечують належну поведінку працівників у сфері захисту репутації компанії.
Ці політики та процедури можуть стосуватися, наприклад:
- використання інформації;
- взаємодії з клієнтами та громадськістю;
- управління конфліктами інтересів тощо.
Компанія повинна мати систему контролю за доступом та управління правами, що дає змогу обмежувати доступ до конфіденційної інформації й надавати його тільки необхідним співробітникам. Окрім цього, компанія повинна встановити та підтримувати ефективні технічні заходи безпеки, такі як:
- шифрування даних;
- використання паролів;
- систему контролю за доступом;
- бекапи даних;
- захист від зловмисних програм.
Коментар експерта
Регулярні аудити безпеки також допомагатимуть виявляти та усувати потенційні порушення.
3. Встановлення етичних стандартів для персоналу
Компанії повинні розробити кодекс етики, який містить правила поведінки та вимоги до працівників. Цей кодекс повинен охоплювати такі питання, як:
- довіра;
- чесність;
- повага до клієнтів;
- конфіденційність;
- інші принципи, які допоможуть зберегти репутацію компанії.
Компанії можуть також організовувати тренінги з етики для персоналу та створювати механізми для повідомлення про можливі порушення етичних стандартів.
Коментар експерта
Чітко визначені етичні стандарти повинні дотримуватися всіма працівниками. Тоді ці стандарти створять позитивну репутацію компанії та сприятиме встановленню довіри клієнтів і партнерів.
4. Створення політики конфіденційності та захисту інформації
Компанія повинна мати чітку політику щодо збереження конфіденційної інформації, включаючи дані клієнтів, партнерів і працівників.
Персонал повинен бути обізнаними щодо важливості додержання цієї політики та процедур, пов'язаних із захистом конфіденційної інформації.
5. Соціальні мережі та онлайн-профілі
Персонал повинен бути ознайомлений з тим, що їхні дії та коментарі в соціальних мережах та онлайн-профілях можуть відбитись на репутації компанії. Необхідно пояснити, які види поведінки можуть бути неприйнятними або шкідливими і які наслідки можуть настати у результаті недбалості або некоректності в онлайн-середовищі.
Важливо
Компанія повинна активно керувати своїми онлайн-профілями на соціальних мережах, забезпечуючи їхню актуальність, коректну інформацію та постійну взаємодію зі своїми підписниками. Важливо стежити за відгуками, коментарями та зверненнями від споживачів, а також своєчасно реагувати на негативну інформацію та розв'язувати можливі конфлікти.
6. Моніторинг інтернет-простору
Компанія повинна активно моніторити інтернет-простір, включаючи соціальні мережі, форуми, блоги та новинні сайти, для виявлення відгуків, коментарів та згадок про компанію.
Важливо
Моніторинг інтернет-простору є необхідним заходом для компаній, оскільки він дає змогу захистити їх репутацію, реагувати на негативну інформацію та забезпечити безпеку в онлайн-середовищі.
Правильно організований моніторинг допоможе вчасно виявити негативні відгуки або інформацію, що може вплинути на репутацію компанії, і вжити необхідних заходів для врегулювання ситуації.
Також моніторинг інтернет-простору сприятиме підтриманню довіри споживачів та забезпеченню успішної взаємодії компанії з клієнтами.
7. Внутрішні комунікації
Внутрішні комунікації відіграють важливу роль у формуванні й підтриманні репутації компанії. Компанія повинна сприяти відкритій та ефективній комунікації всередині організації, забезпечуючи правдиву інформацію та заохочуючи конструктивний діалог.
Внутрішня комунікація може охоплювати застосування:
- регулярних зборів;
- електронних комунікаційних інструментів;
- внутрішніх сайтів та журналів, які будуть використовуватись для інформування про стратегічні плани, новини та важливі події в компанії.
Коментар експерта
Співробітники повинні мати можливість висловлювати свої думки, ставити запитання та отримувати відповіді на них. Компанія має пропагувати відкритий обмін ідеями, колективне прийняття рішень та взаємодопомогу.
8. Взаємодія зі ЗМІ
Компанія повинна розробити стратегію взаємодії зі ЗМІ та мати проактивну стратегію взаємодії з їхніми представниками.
Це дасть змогу контролювати інформацію про компанію, яка публікується, і відповідати на потенційні репутаційні виклики.
Коментар експерта
Важливо бути відкритими та прозорими щодо важливих подій, рішень та інцидентів. Це допоможе уникнути спекуляцій та маніпуляцій зі сторони ЗМІ, а також підтримає довіру та репутацію компанії.
Компанія повинна підготувати своїх спікерів для ефективного спілкування зі ЗМІ.
Добре підготовлений спікер зможе передати ключові повідомлення компанії та ефективно впливати на формування громадської думки.
9. Реагування на репутаційні виклики
Компанія повинна мати стратегію реагування на репутаційні виклики. Це передбачає швидке та ефективне вжиття заходів для врегулювання ситуації, виправлення помилок або неправильних інформаційних матеріалів, а також активну комунікацію з зацікавленими сторонами, в чому може допомогти залучення юридичних консультантів з досвідом у сфері захисту репутації, і це може бути цінним ресурсом для компанії.
Коментар експерта
Юристи можуть надати поради щодо проактивних заходів, а також надати правову підтримку та консультування під час реагування на репутаційні виклики.
10. Ефективна система звітності про порушення
Компанія повинна мати механізми, які дають змогу працівникам безпечно повідомляти про можливі порушення законодавства, етичних норм або внутрішніх політик.
Це можуть бути:
- анонімні лінії довіри;
- електронні звіти;
- системи управління порушеннями.
11. Нагляд і контроль
Компанія повинна мати механізми для нагляду та контролю за дотриманням політик та процедур з захисту репутації.
Це може включати:
- проведення регулярних аудитів;
- здійснення моніторингу;
- оцінювання ризиків;
- встановлення системи звітності та внутрішніх розслідувань.
Крім того, компанії можуть створити механізми для звільнення працівників, які систематично порушують комплаєнс-правила, або застосовувати інші санкції залежно від серйозності порушень.
У разі виявлення порушення політик та процедур, компанія повинна негайно реагувати й вжити відповідних заходів, зокрема:
- проведення внутрішніх розслідувань;
- використання медіації;
- Застосування альтернативного вирішення спорів або інших механізмів для досягнення взаємовигідних рішень;
- встановлення дисциплінарних заходів;
- вжиття коригувальних заходів для виправлення ситуації та запобігання подібним порушенням в майбутньому.
Захист репутації компанії є важливим завданням для забезпечення її стабільності та успіху.
Коментар експерта
Комплаєнс-заходи для персоналу відіграють вирішальну роль у підтримці гарної репутації компанії. Ефективна інформаційна політика, регулярні тренінги та освітні програми, системи звітності та моніторингу, а також проактивна взаємодія зі ЗМІ можуть допомогти компанії побудувати сильну репутацію та зберегти її надовго.